ビジネス英文メール、レターが書きやすくなる！基本のビジネス英語フレーズ集！

日本語には、社会人が使うべきとされる言葉があります。正しい敬語の使い方や、相手に失礼とならない表現など、とくに仕事でやり取りをする場合は、気を遣うところですよね。

ただ日本語でも難しいと感じることがあるのに、ましてや英語ではどの言葉を使うべきかいろいろと考えてしまいませんか？

こちらでは、すぐに使えるビジネス英語のフレーズをご紹介したいと思います。その中でも、今回はEメールやビジネスレターといった、文面でのやり取りを中心としたフレーズをご紹介したいと思います。

本記事では以下のことがわかります

• ビジネス英語の特徴
• メールのやり取りで使えるフレーズ
• メールを書くときのコツ

ビジネス英語の特徴

はじめに、そもそもビジネス英語とは何かをご紹介します。ビジネス英語とは、簡単に言うとビジネスシーンで使われる英語です。と、簡単に言いすぎていますが、ビジネスで使われる英語にはいくつかの特徴があります。

• より丁寧な伝え方をする
• はっきりとした、明確な言葉が好まれる
• シンプルかつ直接的な言葉が使われる

そもそも英語には、敬語のようなルールはありません。しかし、表現を丁寧にすることで相手に失礼がないように配慮はします。

また、ビジネスパーソンは忙しいので、それほどコミュニケーションに時間を割くことはできません。しかし、誤解が生じてもいけないので、短めの、要点をまとめた言葉のやり取りが好まれます。例えば、次の2つの文章を見てみましょう。

Can you send me the invoice? 請求書を送れますか？

Could you possibly send me the invoice? 請求書を送っていただくことはできますか？

上の文章は、シンプルにお願いをしているのに対し、下の文章は、お願いをするときにpossibly（もしかすると）といった婉曲のクッションを入れています。さきほど、シンプルかつ直接的なやりとりが好まれると言いましたが、この場合は表現が丁寧な下の文章のほうがビジネスでやり取りでは好ましいです。

つまり、用件はしっかり伝え、かつ丁寧な表現をいれるというのがビジネス英語の特徴といえます。

感謝・お礼を伝える丁寧なビジネス英語フレーズ！「Thank you」よりも丁寧な表現がある？【ビジネスメールで使える】

英文Eメール、ビジネス英語レターの書き方

英語で文書を送るときには、丁寧な言葉を使ったり、シンプルで短い言葉を使ったりするとご紹介しました。続いては、文章の流れについてご紹介したいと思います。

英語にかかわらず日本語でもそうですが、基本的に文章の流れというものがあります。例えば、あいさつをして、用件を伝えて、またあいさつをする。

英語にもこのような流れがあり、大きくわけて、①件名、②宛名、③書き出し、④本文、⑤結びの５つにわけることができます。

まず、件名を書きます。何についてのメールなのかがわかるよう、簡潔に書くのがポイントです。続いて、宛名を書きます。○○様、担当者様といった、メールを送る相手の名前や役職を書きます。日本語でも同じですよね。

本文では、書き出しであいさつや自己紹介をします。日本でいう「お世話になっております。○○です」にあたる文章です。それから用件を伝えます。こちらもシンプルかつ要点まとて伝えることが大切です。

文末では、「返信をください」「質問があればください」といった次のアクションを促し、最後に結びを書きます。だいたいこのような流れで、文書やメールがやり取りされます。

 

英文Eメール、ビジネス英語レターで使えるフレーズ

それでは、ここからはビジネス英語で使われるフレーズをご紹介していきたいと思います。上でご紹介した書き方の流れに沿って、①件名、②宛名、③書き出し、④本文、⑤結びのそれぞれのパートで使えるフレーズをご紹介していきます。

①件名で使えるフレーズ

件名は、文章ではなく「○○について」というように、Eメールやレターの内容を簡単にまとめて書きます。動詞で始めると伝わりやすいです。こちらでは、使いやすい件名のフレーズをいくつかご紹介します。

Request for ～

何かをお願いするときに使うフレーズです。「～のお願い」という意味を持ちます。例えば、Request for catalogue（カタログ送付のお願い）というように、請求などで使われることが多いです。

Order for ～

何かを注文するときに使うフレーズです。「～の注文」という意味を持ちます。Order for #23384（#23384の注文）というように、商品名だけでなく番号などをつけると親切です。

Inquiry about ～

問い合わせのときに使われるフレーズです。商品や状況の問い合わせをするときに使います。Inquiry about product（商品についての問い合わせ）Inquiry about delivery status（配送状況の問い合わせ）といった使い方をします。

Regarding to ～

直訳は「～関しまして」といって、toに続くことついて訪ねたいときなどに使います。やや抽象的なので、～の部分を詳しくすると相手にとってわかりやすくなります。

Notification of ～

お知らせという意味で使われるフレーズです。Notification of change in business hours（営業時間変更のお知らせ）というように、何かをお知らせするときに使います。

②宛名で使えるフレーズ

宛名は、本文の一番上につけます。相手の名前がわかる場合には名前（ラストネーム）、わからない場合は、部署や役職を書きましょう。名前のあとにはコンマ（,）を付けます。

Dear

文書の代表的な書き出しは「Dear 名前」です。名前がわからない場合は、Dear SirやDear Madamと書くこともあります。このDearはとてもフォーマルな表現で、さまざまな場面で使われる言葉です。

また人だけではなく、Dear Hiring Managerというように部署や役職の前につけることができます。相手がわかる場合は、Dear SirやDear Madamと書くより、できるだけ「Dear 部署or役職」で送るようにしましょう。

To whom it may concern

Dear SirやDear Madamの書き換えにTo whom it may concernというフレーズもあります。このフレーズの直訳は「ご担当者様」で、誰に宛てるべきかわからないときに使います。

そのため、カスタマーサポートに問い合わせをするときや「関係者各位」といった、不特定の人に通達するときに使います。ただし、誰に宛てているかわからないというニュアンスがあるので、相手がわかるときは、できるだけDearを使いましょう。

Hello

Helloも比較的フォーマルな書き出しとして使われます。Helloの後に名前を添えて、Hello ○○といった書き方をします。その人物を知っていて、それなりにやり取りがある相手に、親しみを込めて使う言葉です。そのため、初めてメールをするときや、履歴書を送るときなどは適切ではありません。

③書き出しで使えるフレーズ

続いては、書き出しで使われるフレーズをご紹介します。書き出しでは、メールの目的を書いたり、自己紹介したりします。また、英語ではいきなり本題に入ることもできます。とくに日本語では、ほとんど当たり前となっている「お世話になっております。○○です。ご連絡いただきありがとうございます。」といった文章は省略されることが多いです。

I am writing to

メールの目的を伝えるためのフレーズです。「～のためにご連絡いたしました」といった意味を持ちます。I am writing to ask/let you know/confirm/checkなど、目的をシンプルに伝えます。このフレーズの書き換えに、This email/letter is to（～のためのメールです）I am contacting you to（～のために連絡をしました）などがあります。

Thank you for

感謝を伝える書き出しです。「～いただきありがとうございます」という意味を持ちます。Thank you for asking/contacting/purchasing/sending/your replyなど、感謝したい内容をつづけます。

I am / My name is

自己紹介から始めるときの書き出しです。初めてメールを送るときなどは失礼のないように、まず自分は誰なのかを紹介します。名前よりは、どういう会社のどういう立場の人物かを紹介することが大切です。

そのためI am editor at ○○ company in Japan.（日本にある○○会社の編集者のものです）というように役職だけ書いても大丈夫です。もちろんMy name is Taro, an editor at ○○ company in Japan.というように名前を書くこともできます。

I hope

親しみをこめた書き出しです。それなりのやり取りがある相手に対して気遣いの意味を込めて使います。日本語でいう「ご無沙汰しております」のような表現で、I hope things are going well with you、I hope all is well with youと書いたりします。

We are pleased to

よろこびを伝える書き出しです。「～することができてうれしく思います」といった意味を持ちます。We are pleased to announce that we singed a contract with ○○（この度、○○と契約を結ぶことになりました） など、本題から入るときの丁寧な書き出しとして使いやすいです。

I am afraid, we are regret

残念な報告をする書き出しです。「～することになり残念に思います」といった意味を持ちます。I am afraid that we are unable to（～できずに恐れ入ります）we are regret to inform you（お伝えするのを残念に思います） など、申し訳ないという気持ちを表現しながら伝えます。

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④本文で使えるフレーズ

本文では、伝えたいことをシンプルかつ簡潔に書きます。また伝えたいことはメールのはじめのほうに書くことも大切です。英語はわりとカジュアルな言葉のため、文章が硬すぎる必要はありませんが、できるだけ丁寧な表現はこころがけましょう。

また本文の終わりには、相手の次のアクションを促すような文章を書くと、コミュニケーションがスムーズになります。

Could you～, Would you～, would like

文面でやり取りをするときに、何かをお願いすることも多いと思います。そのようなときは、can やwillではなく、過去形のcouldや wouldを使ったより丁寧な表現にしましょう。

Could youとWould youの違いは、「できますでしょうか」と「していただけますでしょうか」の違いです。日本語でもそれほどの違いはないと思いますが、厳密に言えばcouldが可能かどうか（能力）を聞いているのに対し、wouldはしてくれるか（意志）を聞いているというニュアンスです。

またyouの後にpleaseやpossiblyをつけるとより丁寧になります。ただし付けなかったからといって失礼になるというわけではないので、気にしすぎる必要はありません。

他にも、自分が何かをしたいと表してお願いをするときもあると思います。そのときはwant（したい）ではなく、would like（もしできたら、したい）といった表現をするようにしましょう。

I am looking forward to

本文の文末で使いやすいフレーズです。「～するのを楽しみに待つ」という意味になります。I am looking forward to hearing from you（お返事お待ちしております）というように、～することをポジティブに伝える表現です。

Do not hesitate to, Please feel free to

気遣いとともに、相手の次のアクションを促すフレーズです。「ぜひ～してください、気兼ねなくしてください」といった意味を持ちます。Do not hesitate/ Please feel free to contact us if you have any questions（ご不明な点がございました、ぜひご連絡ください）と書くと、とても親切な印象になります。

at your earliest convenience

できるだけ早くというニュアンスを持つフレーズです。すぐに連絡や対応をしてもらいたいということを、婉曲させた表現になります。直訳は「都合のいい時間で最も早い」となり、相手をあまりプッシュしなことに特徴があります。

I’d appreciate if you could contact us at your earliest convenience（お時間いただけますときご連絡いただけると助かります）というふうに、やわらかい催促となります。

【ビジネス英語】明日からそのまま使える！英文メールフレーズ集

⑤結びで使えるフレーズ

結びとは、メールの最後に添える言葉です。1語もしくは２語から成ります。宛名と同じくフレーズの後にはコンマ（,）を付けます。

Sincerely, Regards, Yours sincerely,

ビジネス英語で使われる定番のフレーズです。Eメールやビジネスレターの最後につける言葉で、会社のやり取りから、お店への問い合わせなど幅広いところで使われています。

Best regards, Yours respectfully, Yours cordially,

Sincerelyなどよりは、やや距離が近い相手に対して使うフレーズです。話したことがある相手や、連絡を何回も取っている相手に対して使われます。

まとめ

こちらでは、ビジネスで使える英語で、文書のやり取りで使えるフレーズをご紹介しました。丁寧で気遣いのあるメールは、やはり貰うと嬉しいものなので、英語で文章を書く機会があれば、ぜひこちらでご紹介したフレーズを使ってみてください。

 

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プロキャディ杉澤伸章さん

インタビュー

Versant 29 → 40

目標：海外選手に英語でインタビューする。達 成

英語に関しては、1年前の僕と今の僕を比較すると、めちゃくちゃ成長しました。僕にとって情報源がものすごく増えたんです。 ゴルフ専門チャンネルで解説をしているのですが、そのときに現地の音声や解説者の声など英語でしゃべってくる音声が全て聞こえてきます。

それはテレビでは放送されていないのですが、映像だけでは入ってこない情報が耳から入ってくるので、それを聞きながらしゃべっています。 現地のリポーターや解説者は一番リアルな情報なので、それが耳に入ってくることによって、例えば解説でも「今、現地ではこういうことを言っていますね」ということが、スッと言えるようになりました。

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