【ビジネス英語】明日からそのまま使える!英文メールフレーズ集

【ビジネス英語】明日からそのまま使える!英文メールフレーズ集

「英文でメールを打つのにすごく時間がかかってしまう」「書き出しから迷ってしまう」そんな不安のある方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

今回は、明日からそのまま使える英文フレーズをご紹介していきます。コピペはせずに、何度も読み返しながらタイピングすることで、気付いたら自然とメールを作成できるようになっているはず。英文メール術を身につけて、普段の仕事をもっとスムーズに進めましょう。

基本的なフォームに沿って作成しよう

社風やメールする相手との関係性にもよりますが、はじめの英文メールはフォーマルにまとめるのがベター。具体的には、以下の基本的なフォームを参考にしてみてください。

 

  1. 件名と宛先
  2. 書き出しの挨拶
  3. メールの目的
  4. 相手への依頼
  5. 締めの文章
  6. 自分の名前

そして、このフォーマットに沿ってメールを作成すると、次のようになります。

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1.)Subject: Meeting with A company

 

Dear Ms,Berry

 

2.)I hope you do not mind my contacting you out of the blue.

3.)I am writing this email to know your availability for the next meeting.

4.)Could you give us some candidate dates and times for the meeting?

 

5.)Please contact us at your earliest convenience.

 

Best Regards, 

6.)Tanaka 

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件名;Aカンパニーとの会議について

 

ベリー様

 

突然のご連絡失礼します。

次の会議の日程に関して、メール致しました。

よろしければ、空いてる日程と時間をお聞かせ願えますでしょうか。

 

お手隙に返信をお願いします。

田中

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メールの件名と宛先の書き方

【ビジネス英語】明日からそのまま使える!英文メールフレーズ集

  • Schedule Confirmation for July 13th(7月13日のスケジュールの確認)
  • Request for Product Documents(製品資料の要求)
  • Order for product Parts(製品パーツの注文)
  • Notification of establishment a company(会社設立のお知らせ)

 

確認には「Confirmation for」、要求には「Request for」、注文には「Order for」、お知らせには「Notification of」を使います。お礼メールには「Thank You for〜」を使うと良いでしょう。

 

件名に続けて、宛先は以下のように続けます。

 

  • Dear Mr.Berry
  • Dear Customer Service

 

シンプルに「Dear」をつけて、名前や会社名を続けます。女性には「Ms」、男性には「Mr」をプラスしましょう。(※親しい相手の場合、「Dear」を使う必要はありません。)

書き出しのあいさつ

  • Thank you for your quick reply.(迅速なご連絡ありがとうございます。)
  • I hope you do not mind my contacting you out of blue.(突然のご連絡失礼します。)
  • I appreciate you arranging your schedule.(スケジュールの調整ありがとうございました。)

 

これに加え、面識や認識がない場合は自己紹介も必要になりますよね。そのような時には以下のように続けると自然な文章に仕上がります。会社名も忘れずに書きましょう。

 

I hope you do not mind my contacting you out of the blue.My name is Tanaka from the A Corporation.(突然の連絡失礼します。Aコーポレーションの田中と申します。)

メールの目的を説明

  • The purpose of this e-mail is to ask some questions about your product.(貴社の製品に関して質問があり、メールしました。)
  • I am writing this email to know your availability for the next meeting.(次のミーティングのスケジュールを確認したく、メールしました。)
  • I am writing to inform you that we’re planning to hold a meeting .(会議を開きますので、お知らせします。)

 

「The reason I am writing this email to〜」/「I am writing to inform〜」/「I’m writing to tell you about〜」は、メールの目的を伝える際に非常に使えるフレーズです。ぜひいくつか覚えておきましょう。さらに、良いor悪い知らせをはっきりさせたい時は、以下のように書いてみるのもおすすめです。

 

  • We are pleased to inform you that ~(〜についてお知らせします。)
  • We are sorry to inform you that~(大変申し訳ございませんが…)

相手に何かを依頼する場合

【ビジネス英語】明日からそのまま使える!英文メールフレーズ集

  • Do you mind explaining this in more detail?(詳しくお聞かせいただけますか。)
  • Could you please send me an email?(メールを送っていただけますか?)
  • I’m wondering if you could help us by preparing the documents.(文書作成を手伝っていただけないでしょうか。)
  • I would be grateful if you would give me some advice.(アドバイスをいただけるとありがたいのですが…)

 

メールでは、表情が見えないからこそ丁寧な表現を心がけたいもの。「want」や「Can you」は少しカジュアルで子どもな印象にみられてしまうので、「Could」や「Do you mind ~ing」を意識して使っていきましょう。

文末の言葉

  • I look forward to your reply.(返信をお待ちしております。)
  • Please contact us at your earliest convenience.(お手隙に返信をお願いします。)
  • Thank you for your cooperation.(ご協力ありがとうございます。)
  • Don’t hesitate to contact us if you have any questions. (何かご質問がありましたらお気軽にお問い合わせください。)

 

最後に簡単な一言を添えて、メールを終了します。さらに英文メールには、文末表現としてもう一言プラスします。日本でいう「敬具」のような役割のあるフレーズです。定番をいくつか覚えておきましょう。

 

  • Best Regards,
  • Sincerely yours,
  • Yours sincerely,

 

この後に、自分の名前、会社名、アドレスなどを明記してメールは作成完了です!

英文メールでビジネスをもっとスムーズに

今回は、ビジネスシーンで役立つ英文メールのフレーズをご紹介しました。英文と言えど、普段私たちが作成しているメールに変わりありません。基本はフォームに沿って、決まった語句を組み合わせ、落ち着いて対応してくださいね。

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