ビジネスレベルの英語と日常会話の違いとは?身に付けたい英語表現の使い方

英語仕事術

日本語でも、ビジネスシーンで使われる表現と日常のカジュアルな表現に違いがあるように、英語にも違いがあります。
では、両者の違いは、どのような点にあるのでしょうか?
ビジネスの場で相手に対して失礼のない表現をするためにも、知っておきたいビジネス英語の言い回しや表現の使い方を、TORAIZ語学研究所の西牧健太所長に聞きました。

ビジネス英語はカジュアルすぎない表現に

日本語には、挨拶代わりの「お世話になっております」や、依頼時の「~していただけますと幸いです」といったビジネス特有の表現がありますが、英語にはこのような表現はありません。そのため、「ビジネス英語はカジュアルすぎない表現」ぐらいの認識となっているのです。

だからといって、「英語には敬語がない」と思ってしまうのは早計です。
英語には確かに、ビジネスシーン特有の表現や日本語の尊敬語・謙譲語にあたるような特別な言葉はありません。しかし、一般的な単語を使った丁寧な言い回しや表現の仕方はたくさんありますし、カジュアルな言い回しと丁寧な言い回しでは、確実に相手に与える印象が違います。

ビジネス英語の運用力とは、このような丁寧な言い回しや表現を使いこなす力ともいえますから、ぜひ身に付けておきましょう。

名前の呼び方はファーストネームとは限らない

英語圏では、基本的には日本のように「◯◯部長」といった役職をつけた呼び方はしません。
しかし、すべてカジュアルにファーストネームで呼ぶわけでもなく、初対面では「Mr.」や「Ms.」といった敬称をつけて呼び、相手から「Please call me ◯◯. (◯◯と呼んでください)」と申し出があって、初めて切り替えるのが一般的です。申し出がなければ、「敬意を払ってほしいということなのかな?」と推察して、「Mr.」や「Ms.」をつけて呼び続けるのが無難です。

実際、お互いに打ち解ければ、たとえ上司・部下の関係でもファーストネームで呼び合うことが多いですが、日本語に比べればカジュアルなやりとりに見えても、そこに敬意がないわけではありません。

表現したい「度合い」に応じて使い分けるべきフレーズ

日本語で人に何かを頼みたいとき、「~しろ」「~してくれない?」「~してください」「~していただけるとたいへん助かります」など、要求の度合いに応じた言い回しがあるように、英語にも同様の表現があります。
基本的には、短い表現ほどシンプルでカジュアル、長い表現ほど丁寧な言い回しとなり、伝わる印象も異なるので、違いを知って使い分けることが大切です。では、ビジネスシーンでよく使う実例を、いくつかご紹介しましょう。

依頼するときの表現

相手に何かを依頼する場合、次の4段階の言い方があります。

・Please ~ :ほぼ命令と同義
・Can you ~?:命令に近い「お願い」
・Could you ~?:少し「お伺い」の意味が入るお願い
・I was wondering if you could ~:「もしよろしければ~していただけませんか?」ぐらいの婉曲表現

「Please ~」は、依頼といえどもほぼ命令に近く、上司から部下に向かって「~しろ」というときなどに使われます。「Can you ~?」は日本語の「~してください」ぐらいのイメージです。電話口では「Can you get him to call me back? (彼に電話をくれるように伝えてください)」など、この表現を使うことが多いですが、これは丁寧さより「電話をつなぐ」「用件を伝える」という実務を重視した結果といえます。
「Could you ~?」は「~してもらえませんか?」程度の意味で、ビジネスシーンでも良く使う丁寧な表現です。「I was wondering if you could ~」になると、かなり丁寧な表現という印象を与えます。

依頼を受けるときの表現

依頼を受けるときの表現は、概ね下記の3段階に分けられます。

・OK. (わかった)
・Sure. / Off course. (了解しました/承知しました)
・Sure. I’d be happy to do that. (わかりました、喜んでお受けします)

最もカジュアルな「OK.」は、言い方によっては「不満ながらわかった」という渋々の了承を表します。
「Sure. / Off course.」は、一般的な「わかりました」という表現です。「Sure. I’d be happy to do that.」は、相当丁寧な印象を相手に与えます。

断るときの表現

「Can you ~?」や「Could you ~?」といった依頼を断るときには、次のような表現が使えます。

・No,I can’t. (できません)
・I’m sorry,but I can’t. (ごめんなさい、できません)
・I’m afraid ~ (申し訳ありませんが、~)

どの表現でも、ただ断るだけではなく、できない理由を添えたほうが親切です。なお、日本語では「できかねる」という意味で使われる「考えておきます」「前向きに検討させていただきます」などの曖昧な返答は、英語圏の方とのやりとりでは誤解を招きやすい表現です。「前向きに検討してくれるならOKだろう」と理解され、後でトラブルに発展する可能性が高いので、避けたほうが無難です。
できない場合は、遠慮せずにしっかり「No.」を伝えるほうが丁寧な応対とみなされます。

クレームを入れるときの表現

例えば、「発注した商品が期日どおりに届かない」ときの催促方法としては、次のような表現があります。

・Make sure that we will receive ~ (早く~を送れ!)
・Can we receive ~ (~を送ってください)
・I wonder if we could receive ~ (~を送ってくれたら助かります)
・I would appreciate it if we could receive ~ (もし都合がつくようでしたら~を送っていただけませんか)

「Make sure that we will receive ~」は、「(◯日までには絶対必要だと言っていたのに)まだ届いていないとは、どうなっているんだ!」というようなときを限定した場合に使われる、非常に強い表現です。それだけ事態が切迫していることを伝えることができます。
「Can we receive ~」や「I wonder if we could receive ~」は一般的な表現となり、「I would appreciate it if we could receive ~」は、かなり婉曲的な表現です。

謝罪するときの表現

相手に迷惑をかけたときや損害を与えたときなどに謝罪する際は、次のような表現が使えます。

・Sorry. (ごめん)
・I’m sorry to hear that. (申し訳ありません)
・I apologize for that. (おわび申し上げます)
・I sincerely apologize for that. (たいへん申し訳ありません、伏しておわび申し上げます)

アメリカなどでは、「謝罪する=訴訟で不利になる」という考えから、たとえ自身に非があってもなかなか謝らない場合があります。謝罪すると「責任を認めている」と見なされ、訴訟で不利になることもあるので、注意が必要です。

感謝するときの表現

相手に対する感謝を表したいときは、次のようなフレーズがあります。

・Thanks. (ありがとう)
・Thank you very much. (ありがとうございます)
・I really appreciate it. (本当に感謝しています)

同僚や取引先など、さまざまなシチュエーションで使われる表現です。

賛成するときの表現

会議などでいい意見が出た際に、賛同を表したいときは次のような表現が使われます。

・Yes. / Good. (いいね!)
・I agree with you. (あなたに賛同します)
・I completely agree with you. (あなたの意見に全面的に賛成です)

メールに関する表現

メールの結びの表現には、次のような言葉を置くのが一般的です。

・Best regards
・sincerely

日本語のビジネスメールは、「よろしくお願いいたします」などで締めることが多いですが、英語では文末に「かしこ」や「敬具」といった日本語の使い方のような「regards」や「sincerely」を置くのが一般的です。
社内メールなどでは、なくても構いませんが、外に発信するメールでは、これらがないとどこかぶっきらぼうな印象を与えます。

単語の選択でビジネス英語らしさを出す

英語には、ビジネスシーンでだけ使われる言葉はありませんが、一般的な動詞・形容詞の代わりに、ビジネスシーンでよく使われる言葉は存在します。
例えば、次のような言い換えができるとカジュアルさが抜け、ビジネス英語にふさわしい表現になります。

ビジネスシーンでよく使われる単語

ビジネス英語の上達は日常会話に慣れることから始めよう

ビジネス英語は、日常会話とかけ離れたものではなく、その延長線上にあるものと位置付けることができます。そのため、「ビジネス英語だけ」を身に付けることは難しいので、まずは日常会話を学びつつ、徐々に慣れていくことが大切です。

そのため、基本的な文法や単語を習得し、ある程度の日常会話ができるようになれば、あとはビジネス英語でよく使われる単語や表現にさえ慣れることで、使いこなせるようになります。映画「プラダを着た悪魔」や「マイ・インターン」などは、ビジネスシーンが多いため参考になりますし、勉強の効率を重視するなら、ビジネス英語のフレーズがまとまっている教材で勉強するのがおすすめです。

映画やビジネス英語の教材は難しいという方は、基本的な3,000単語と文法を習得し、日常的な英会話表現に慣れるところから始めましょう。「丁寧な表現はできなくても、なんとか英語で一通りの用事をこなせる」というレベルに達した上で、ビジネス英語向きの丁寧な表現を覚え、自身の英語をブラッシュアップしてみてはいかがでしょうか。

 

監修者 TORAIZ語学研究所 所長 西牧健太(にしまきけんた)

TOEIC満点、言語学修士号を2つ取得している経歴を活かしてトライオン株式会社に入社。イングリッシュ・コンサルタントとして受講生の学習を全面的にサポートした。その後、トライズの3,000人近い学習データから効率の良い学習方法を提案するため、語学研究所の所長に就任。



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