ビジネス英語で謝罪!マナーもフレーズも完璧にしておこう

コーチング英会話のTORAIZ(トライズ)

日本のビジネスシーンでも、何かトラブルになってしまったときや自分に非がある場合、丁寧な謝罪が必要になりますよね。

日本語ほど敬語がないと言われる英語ですが、ビジネスシーンでの謝罪は日本の場合と同様に、とても丁寧に行う必要があります。上手な謝罪の仕方を知らなければ、さらなるトラブルに発展する可能性だってあるのです。

そこで今回は、ビジネス英語で使える謝罪フレーズを、口頭とメールに分けてご紹介していきます。ビジネス英語で謝罪するときに気をつけるべきポイントもご説明するので、これを参考にすれば英語で上手に謝罪できるようになりますよ。

ビジネス英語で謝罪するときのポイント

日本語でも英語でも、ビジネスシーンで謝罪する場合に気をつけることは似ています。しかし、ビジネス英語に慣れていなければ、なかなかその感覚が掴めないかもしれませんね。

まずはビジネス英語で謝罪するときのポイントを掴み、失礼にならないように準備をしておきましょう。

この記事では謝罪フレーズもご紹介しますが、ビジネス英語で謝罪するときに気をつけることがわかっていれば、よりフレーズを覚えやすくなるはずですよ。

礼儀正しく丁寧に謝る

英語には日本語の敬語のようなものはありませんが、丁寧な表現というものはあります。ビジネスで謝罪をする場合、そうした丁寧な表現を使わなければ、謝罪がうまく伝わりません

ですから、適した表現で礼儀正しく丁寧に謝ることは必須なのです。

日本語のように軽々しく謝罪しない

日本人はよく謝ると言われますが、これは本当のことです。

もちろん、ビジネスシーンで明らかに自分側に非がある場合はすぐに謝るべきです。しかし、まだ自分に非があるかどうかわからない場合や、明らかに理不尽なクレームの場合、反射的に謝ってしまうのは避けた方が良いでしょう。

なぜその問題が起こったのかを説明する

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英語で謝罪をする場合、ただ謝るだけでは十分ではない場合もあります。特にメールなど文面で謝る場合は、その問題が起こった原因も付け加えて、謝罪をしましょう。

これで問題について、しっかり調査したことが相手にも伝わります。

その問題をどう解決するかを伝える

問題の原因がわかったら、それをどう解決するのかを伝えます。

状況によっては、この部分は必要ないかもしれませんが、何か問題再発を防止する解決策があるなら、それも一緒に伝えておきましょう。

今後について約束する

謝罪の最後には、「今後はこのようなことは起こらない」ということが相手に伝わる一言を付け加えましょう。また、相手になにかお詫びをするなら、それについても触れておきます。

そして最後に再び謝罪の言葉を述べれば、ひとまず謝罪は完了です!

ビジネスで謝罪するときの定番フレーズ

ではここからは、実際に謝罪するときの定番フレーズをご紹介していきます。原因や解決策については状況によって異なり定番フレーズというものがないので、ここではビジネスで謝罪するときによく使う表現に絞ってご紹介します。

口頭とメールではよく使う表現が異なる場合がありますが、そこについても解説していきますね。

Sorryを使った表現

  • I am sorry for the confusion.

(混乱させてすみません。)

  • I am very sorry for the misunderstanding.

(誤解してしまって本当にすみません。)

  • I am terribly sorry about the delay.

(遅延について、大変申し訳ありません。)

  • I am sorry for any inconvenience this may have caused you.

(ご迷惑をおかけし申し訳ありません。)

「sorry」というのは、カジュアルな場面でも使える謝罪の言葉ですが、ビジネスで「sorry」というと表現が軽すぎます。ちなみにたとえカジュアルな場面でも、真剣に謝罪したいときは、「I’m sorry.」や上記の表現も使うことがあります。

ビジネスで「sorry」を用いた謝罪をするときのポイントは、「I’m」と省略しないこと、そしてできれば、何について謝っているのかをはっきりさせることです。文中の「for」や「about」のあとに続くフレーズがそれにあたります。

また、謝罪の気持ちを強調したい場合は「very」や「terribly」などの表現を「sorry」の前につけましょう。特に口頭ではなくメールなどの文面で謝罪する場合は、「for」や「about」を用いて、何に対して謝っているのかを明確にする必要があります。
また、企業全体として謝罪をしたい場合は「We are sorry」とフレーズを入れ替えましょう。「sorry」のあとは、「I am sorry」の場合と同じです。

Apologizeを使った表現

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  • I apologize for my mistake.

(間違いについてお詫び申し上げます。)

  • I deeply apologize for any inconvenience caused.

(ご不便をおかけして、大変申し訳ございません。)

  • I sincerely apologize that I could not get back to you on time.

(時間通りにお返事できなかったことに、心よりお詫び申し上げます。)

「sorry」もビジネス上での謝罪でよく使われる表現ですが、「apologize」を使うとより丁寧な表現となります。本当に深刻な問題があったときはこちらが使われることが多いでしょう。
カジュアルシーンではあまり使われませんが、本当に心から丁寧に謝りたいときなんかには用いられます。
口頭でも使いますが、どちらかというとメールなど文面で見る表現です。またこちらも、「sorry」の場合と同様に企業として謝る場合は「We apologize」と「we」を主語にします。

Regretを使った表現

  • I regret my mistake.

(ミスをしてしまい申し訳ありません。)

  • I deeply regret the error.

(誤りについて深くお詫び致します。)

  • I sincerely regret to hear that the product was damaged.

(製品が破損しているとのこと、心よりお詫び申し上げます。)

  • I regret that the information sent to you was incorrect.

(お送りした情報に間違いがあったこと、お詫び申し上げます。)

  • We very much regret that we have sent you a wrong product.

(間違った製品をお送りしてしまい、こころからお詫び申し上げます。)

この「regret」を使った謝罪表現は、一番丁寧な表現でカジュアルシーンでは用いられない完全にフォーマルな表現です。また、口頭よりも文面で謝罪するときによく用いられます。
「regret」という単語自体は「後悔」という意味でカジュアルな場面でもよく使われますから、ちょっと覚えにくいかもしれませんね。しかしビジネスシーンではよく使われる表現なので、こういう氷原があることは覚えておきましょう。

まとめ

今回はビジネスシーンでの謝罪のポイントや定番フレーズをご紹介しましたが、上手に謝罪はできそうでしょうか。
文中でも触れているとおり、特にメールなどの文面で謝罪をするときには定番フレーズに加えて、その問題が起こった理由や解決策を付け加えるのが一般的です。この部分については、単に謝罪フレーズを覚えるだけでは不十分で、状況に合わせた英文作成能力が必要になるでしょう。

しっかり英文作成能力をつけて、上手に謝罪をこなしたいなら、ぜひトライズの無料カウンセリングで相談してみてくださいね。最適な勉強方法をご紹介できるはずです。



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