英語の電話応対で生じる問題とその対応！例文を交えて紹介

英語での電話対応には、人と会って話すのとはまた違う、コミュニケーションの取り方というものがあります。そしてそれが仕事となると、それに伴う英語での電話ならではのトラブルやミスコミュニケーションというのはつきもの。

こちらは、そんな英語で電話応対をするときに起きがちな問題をまとめ、その対応をご紹介している記事です。英語での電話のやり取りでトラブルになるのを防ぐことにもなりますので、ぜひ参考にしてみてください。

本記事でわかること

• 英語の電話で起きやすい問題
• 電話の応対で大切なこと
• 電話の問題に対応できる英語（例文あり）

英語の電話で生じる問題

電話によるやり取りは、相手の表情や仕草を見れないこともあり、コミュニケーションがうまくとれない場合があります。それが英語となるとなおさらです。

とくに英語による電話応対では、相手が何を言っているかを聞き取れないという問題がよく起きます。そのほか、聞き逃しや聞きまちがい、誤って理解するといったことは、英語での電話対応ではよくある話です。

そのため、英語で電話応対をするときは、そのような問題が起きるということを理解して、電話に出るときの準備や対応が必要となります。

電話応対で生じる４つの問題

• 相手の話が聞き取れない
• 聞きまちがい、聞き逃し、聞き忘れ
• 誤って理解をする、誤った情報を受け取る
• 聞き取った情報を忘れる

英語の電話応対で大切なこと

電話でのやり取りで最も大切なことは、情報を正確に伝えること、受け取ることにあります。そのため、わからないときはわからないままにせず、しっかり聞き返したり、確認をしたりするのは、とても大切なことだといえます。

そのほか、こちらの発言も、相手にしっかり伝える必要があります。そのためには、ゆっくりそしてはっきりと発音することも大事です。

どのコミュニケーションにおいても言えることですが、とくに電話で応対をするときには、情報を正確に受け取る、正確に伝えるというのは意識しておきたいところですね。

電話応対で大切なこと

• わからないときはちゃんと聞き返す
• 受け取った情報を確認する
• メモをきちんと取る
• ゆっくり、そしてはっきりと話すことを意識する

英語の電話で生じる問題に対応できるビジネス英語フレーズ

それではここからは、電話の応対で生じる問題にきちんと対応できる英語を紹介したいと思います。トラブルになるのを防ぐためにも、ぜひ参考にしてみて下さい。

もう一度、言っていただけますか

英語のやり取りで最も困るのは、何といっても話しが聞き取れないとき。非常にあわててしまうところでもありますが、ここは落ち着いて、「すみませんもう一度、おっしゃっていただけますか」と、しっかり聞き返すようにしましょう。

英語で「もう一度、言う」は、say againと言ったりします。また、同じ意味でrepeat「くり返す」と言うこともできます。そのときは、I am sorryやpleaseをつけるなど、丁寧な対応をこころがけましょう。

• “I am sorry. Could you say that again?”
  すまみませんが、もう一度おっしゃってくれませんか。
• I am afraid. Can I ask you to repeat that please?”
  恐れ入ります、もう一度おっしゃってください。

また、ただ「もう一度、言ってください」というよりは、聞き取れなかったなどの理由を説明するとよりスムーズな応対となります。この「聞き取れなかった」は、catchやhearを使います。

• “Sorry, I couldn’t catch what you just said. Would you say that again?”
  すまみませんいま言われたことを聞き取れませんでした。もう一度おっしゃってくれませんか。
• “Sorry, I couldn’t hear Could you repeat that please?”
  すみません聞こえませんでした。もう一度おっしゃってくださいますか。

ビジネス英語で電話を受ける時の必須フレーズ10選

ゆっくり話していただけませんか

ネイティブのなかには、話すスピードが速い人もいます。速くて聞き取れないないと感じるときは、その旨をきちんと相手に伝えましょう。そのほうがどちらのためでもあります。

英語で「ゆっくり話す」は、speak slowlyといいます。これにmoreをつけると「もっとゆっくり話してください」となります。

• “Could you speak more slowly, please?”
  もう少し、ゆっくり話していただけませんか。

またこのとき、相手のスピードが速いわけでなく、自分がうまく聞き取れないといった理由を伝えてあげたりすると、相手にいやな思いをさせずにすむかもしません。

• “I would appreciate if you could speak more slowly. I am leaning English.”
  もう少し、ゆっくり話していただけると助かります。英語を勉強しているんです。

お電話が遠いようですが

電話で話をしていると、相手の声が聞こえにくいときがありませんか。ほかにも、相手が外にいて、外の音で声がかき消されるといった場合もありますよね。

日本語では「電話が遠い」と言ったりしますが、英語では「聞こえなかった」と伝えて、「もう少し大きな声で言ってください」と伝えます。

• “I’m sorry, but I couldn’t hear you well. Could you speak a little bit louder.”
  すみません電話が遠いのですが、すこし大きな声で話していただけますか。
• “Sorry, but I have trouble hearing you. Could you speak more loudly, please?”
  すみませんお声が遠いようです。もう少し大きく話してくださいますか。

ビジネス英語で電話をかける時のフレーズ厳選8つ【即使える】

名前をお伺いできますか

電話をかけてきた人で、はじめに名前を言う人もいれば、言わない人もいます。また言ってもらったにしろ、サラッと言われて聞き取れなかったり、話のなかで忘れたりしてしまうこともあると思います。

そのときは「名前をうかがってよろしいですか」とたずねるようにしましょう。名前をたずねるときは、who is callingやmay I have your nameというのが一般的です。

• “Hi, I’d like to speak to ○○ ”
  ○○さんはいらっしゃいますでしょうか。
  “Can I ask who is calling, please?”
  お名前をお伺いできますか。
• “May I have your name, please?”
  お名前をお伺いできますか。

また、名前を聞いたけれど、ときには聞きなれない名前を持つ方がいます。この場合、相手の名前をメモしようにもどう書けばいいかわかりませんよね。

そんなときは、相手につづりを教えてもらいましょう。つづりはspellという動詞を使って、how do you spellやcan you spellとたずねます。電話において、相手のつづりをたずねることはよくあることです。

• “Sorry. How do you spell（could you spell）your name?”
  すみません、お名前のつづりを教えていただけますか。
  “It’s Smith, S for snow, M for music…”
  スミスです。スノウのエス、ミュージックのエム、、、

メモを取らせてください

電話応対では、メモを取りながら話を聞くことも大切です。話しているときは覚えていても、後になって忘れることはありますので、しっかりメモを取りながら対応するようにしましょう。

日本語で電話するときは、聞きながらメモをとることが多いと思いますが、英語でそれをするのはなかなか難しかったりします。そのため、メモを取りたいときは「すみませんがメモを取らせてください」と正直に伝えてもいいかもしれません。

• “Excuse me for a second, let me take a note.”
  少々お待ちください。メモを取らせて下さい。

また、相手の話を聞きながら、キーワードとなる内容をメモしていくという方法もあります。その際、そのキーワードを声に出すほうが、相手への確認にもなるのでおすすめです。

• “Could you let him know that the order has been canceled, and it needs to place the order again by next week?”
  注文がキャンセルとなっていますので、再度、注文していただくよう伝えてもらえますか。
  “ordered canceled… place an order by next week… Certainly, I will let him know.”
  注文がキャンセル… 来週までに注文…ですね。わかりました。伝えておきます。

確認いたします

電話応対で大切なことは、相手の伝えたいことを正確に受け取ることです。そのためには、相手が話したことを確認するのも、様々なトラブルを避けるうえでも大切となります。

確認は英語でconfirmといいますが、Let me confirm ～ というように「～を確認させて下さい」といって、受け取った内容が正しいかを確認しましょう。

• “Let me confirm that your shipment has been delayed, correct?”
  確認となりますが、出荷が遅れているいうことで間違いありませんね。

また日本では、伝言などを受け取ったときに「復唱いたします」といったりしますが、ここではrepeatがこの復唱にあたる言葉となります。

• “Let me repeat. Your phone number is xxx-xxxx-xxxx.”
  復唱いたします。電話番号はxxx-xxxx-xxxxですね。

英語の電話はマニュアルで対応しよう！そのまま使えるビジネス英語フレーズ集

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こちらでは、英語での電話で起きる問題と、その対応について紹介をしました。英語で電話をするのは、たしかに緊張するものですが、やっていくうちに慣れていくのは間違いありません。お仕事で電話を受ける機会があるという方は、ぜひこちらでご紹介した英語を使ってみてはいかがでしょうか。

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トライズでの１年は、
一生につながる１年だったと思います。

プロキャディ杉澤伸章さん

インタビュー

Versant 29 → 40

目標：海外選手に英語でインタビューする。達 成

英語に関しては、1年前の僕と今の僕を比較すると、めちゃくちゃ成長しました。僕にとって情報源がものすごく増えたんです。 ゴルフ専門チャンネルで解説をしているのですが、そのときに現地の音声や解説者の声など英語でしゃべってくる音声が全て聞こえてきます。

それはテレビでは放送されていないのですが、映像だけでは入ってこない情報が耳から入ってくるので、それを聞きながらしゃべっています。 現地のリポーターや解説者は一番リアルな情報なので、それが耳に入ってくることによって、例えば解説でも「今、現地ではこういうことを言っていますね」ということが、スッと言えるようになりました。

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