英語会議のアジェンダの書き方！すぐに使えるサンプル付き

英語で会議をするときは、アジェンダ（Agenda）を配るのが一般的です。このアジェンダとは、どのような会議かをまとめた資料をいいますが、これから英語で会議をする上でアジェンダをどう書けばいいかとお困りではありませんか。

こちらでは、そんなアジェンダの書き方についてくわしくご紹介していきたいと思います。すぐに使えるサンプルもご用意してみましたので、ぜひ参考にしてみてください。

本記事でわかること

• アジェンダとは
• アジェンダに必要な情報と書き方
• 会議で使えるアジェンダのサンプル

アジェンダとは

はじめに、アジェンダとは何かをご紹介したいと思います。アジェンダとは「協議事項」を意味する言葉です。辞書には、「これから対応する課題のリスト」との定義があり、ビジネスではおもに会議の前に参加者にわたすリストとなります。

アジェンダの目的には、ひとつに事前に情報を提供しておくことで、会議に参加しやすくなるというものがあります。とくに海外の方との会議はお互いに勝手が違うため、きちんと言語化して相手に伝えておくことは大切ですし、何より親切です。

また、話し合う内容のリストをつくっておくことで、話しが逸れること防ぐという目的もあります。会議をしていると、いつのまにか違うことを話し合っているときってありますよね。そんなときアジェンダがあると、話し合うべきことが話し合える目的を持った会議となります。

• アジェンダとは、これから話し合う課題のリスト
• あらかじめ会議の参加者にわたされる
• 参加者への会議の準備、議論の脱線をふせぐことが主な目的

英語会議で必要な事についての詳細は、以下の記事でもご覧いただけます。

英語のミーティングに必要な事は？今日から使えるビジネス英語の頻出表現も紹介!

アジェンダに必要な情報

アジェンダに書くべきことは、どのような会議かによって異なります。なかには話し合う項目がびっしり書かれたものもあれば、スケジュールを分刻みで書いたものもあります。

ただそれはあまり多くない例で、それほど難しく考えることもありません。なかには、どのようなことを話し合うかを簡単にまとめたものをメールで送るということもあります。

こちらでは、一般的なアジェンダに必要とされる情報についてご紹介したいと思います。以下はおもに必要とされるアジェンダの項目です。

1. いつ、どこで（日程、時間、場所）
2. だれが（開催者、参加者、それぞれの役割）
3. どのような目的で（会議の目的、ゴール）
4. 何について話し合うか（項目、スケジュールなど）

いつ、どこで（日程、時間、場所）

まずアジェンダに書くべき項目は、日時と場所です。会議を行うにしても、いつどこで（オンラインであればどうやって）行うかがわからないと、会議そもそもができないというのは言うまでもありませんよね。

一般的には、Date（日程）、Location（場所）、Time（時間）という言葉を使います。

だれが（開催者、参加者、それぞれの役割）

つづいて必要な項目は、会議のかかわる人の情報です。多くの場合、アジェンダでは会議の開催者（招集者）、出席者の個人名を載せます。

ただ会議によっては、社内ミーティングだったり、頻繁に会議をする相手だったりすることもあるので、この項目は省かれることがあります。また参加者のほかに「進行役」や「記録係」といった役割もここに載せることがあります。

会議の主催者は、called by、参加者は、attendeesということばが使われます。書き方は後ほどくわしくご紹介しますが、Called by（氏名）、Attendees：（氏名）、（氏名）というように書いていきます。肩書は書いても書かなくてもかまいません。

社外の人がたくさん参加する会議であれば、社名と役職名を書いておくと丁寧かと思われます。ちなみに進行役は、facilitator、記録係は、note-taker、時間は測る人は、time-keeperといいます。

どのような目的で（会議の目的、ゴール）

3つ目に必要な情報は、会議の目的です。英語では、Objectives、Goal、Purpose of the meetingといったことばが使われます。会議で達成したいことをまとめた、日本の議事録などでいう議題のようなものですね。

「商品Aの販促方法」「○○企画について」というように、大まかに書くこともあれば、より具体的に目的をしぼって書かれることもあります。なかには、箇条書きでいくつかにわけて書くこともあります。

何について話し合うか（項目、スケジュールなど）

何について話し合うかもアジェンダに書かれることが多いです。なかみとしては、話し合う項目を箇条書きであげていくこともあれば、会議の開始（3分）、商品説明（10分）、昨年の実績（15分）というように、会議のスケジュールをタイムテーブルとしてあげていくこともできます。

Objectivesで具体的に書いてあれば、このリストは必要ないかもしれません。タイトルは、Agenda items（アジェンダの項目）、Items to be discussed（議論する項目）、Topics（トピックス）、Issues（問題点）とするなど、このあたりは自由です。

またこのとき、たとえば「添付資料をお読みください」といった事前にしてもらいたいことがあれば、Preparationといった項目を設けて「Preparation：Read the attached document」など書いておきましょう。

関連記事：定例会議は英語で何と言う？会議に関する関連語句とともに例文付きで紹介

アジェンダの書き方とポイント

アジェンダに書く内容がわかったところで、つづいては具体的な書き方と書くときのポイントをご紹介していきたいと思います。

上でご紹介した項目に沿って、書き方とポイントを紹介していきますね。

① タイトル（題名）

はじめにアジェンダのタイトルを書きます。一般的なタイトルには、”Agenda”、”Meeting Agenda”、”Agenda for Meeting”などがあります。

タイトルは、フォントを大きくしたり太字にしたりセンタリングしたりすることが多いです。日本のビジネス文書でもそうですよね。

またより具体的なタイトルにすることも可能です。Sales Meeting Agenda（営業会議アジェンダ）としたり、社名を入れて、○○ Marketing Meeting Agenda（○○社マーケティング会議アジェンダ）としたりすることもできます。

＜サンプル＞

Meeting Agenda

Sales Meeting Agenda

② 日時、場所、参加者

タイトルを書いたら、つづいては会議の日程と場所を記載しましょう。こちらは簡単に箇条書きにしたり、わかりやすく表にまとめたりするのがおすすめです。

またここであわせて、会議の出席者もまとめるのが一般的。先にご紹介したように、主催者はcalled by、参加者はAttendeesを使います。

そのほか、進行役などの記載も必要であればこちらに書いておきましょう。

＜サンプル＞

Date：September 30, 2021
Time：11:00AM – 12:00PM
Location：Conference room A
Called by：Ichiro Takeda
Attendees：Miyo Saito, James Scott, Natasha Smith

③ 会議の目的

日時、場所といった情報の次は、会議の目的を書きます。こちらも先に持ってきてもかまいません。書き方としては、Objectives、Goal、Purpose of the meetingなどとして、その下に目的をのせるのが一般的です。

リストにしてもいいですし、文章として書いてもオッケーです。この目的はアジェンダのもっとも大切な情報になりますので、わかりやすく簡潔に書くことをこころがけましょう。

動詞の原形から始めて、「～すること」と書いてもいいですし、”The purpose of this meeting is …” というように文章にしても構いません。

＜サンプル＞

Objective：
develop our strategy plan for Q4 2021

Goals：
・Review marketing strategy for product A
・Identify the problem with product A
・Prepare for the next marketing campaign

④ 会議で話し合う項目、スケジュール

最後の項目として、話し合う具体的な内容、必要であれば会議のスケジュールを書いていきましょう。書き方としては、見出しをAgenda itemsやTopicsなどとして項目を箇条書きにするか、スケジュールを書くのであれば表などを作ってタイムテーブルを書いていきます。

ただこのときのポイントとして、詳細を書きすぎやスケジュールの詰めすぎがないこと。話し合いたい内容を簡潔に並べて、時間配分は大まかな数字を書く程度にしておくのがおすすめです。

＜サンプル＞

Agenda items：
・Report of sales performance for Q4 2021（10 min）
・Review the marketing campaigns for product A（10 min）
・Recognize problem or opportunity for product A (20 min)
・Discuss plans for next quarter 1 2022（15 min）
・General Q&A（5 min）

会議で必要な英語表現については以下の記事も参考にしてください。

「概要」は英語で何と言う？ビジネスで使える単語・例文・3つの使い方を解説

【知らないと恥をかく】会議で役立つビジネス英語9選【場面別】

会議で使えるアジェンダのサンプル

それでは、最後にこれまでの情報をまとめたサンプルをご紹介したいと思います。ぜひアジェンダ作成の参考にしてみて下さい。

＜アジェンダのサンプル＞

①
Meeting Agenda

②
Date：September 30, 2021
Time：11:00AM – 12:00PM
Location：Conference room A
Called by：Ichiro Takeda
Attendees：Miyo Saito, James Scott, Natasha Smith

③
Objective：
・Review sales performance of product A for Q3 2021
・Develop our strategy plan for Q1 2022

④
Agenda items：
・Report of sales performance for Q3 2021（10 min）
・Review the marketing campaigns for product A（10 min）
・Recognize problem or opportunity for product A (20 min)
・Discuss plans for Q1 2022（15 min）
・General Q&A（5 min）

①
アジェンダ

②
日程：2021年9月30日
時間：午前11時～午後12時
場所：会議室A
主催者：武田一郎
参加者：斎藤みよ、ジェームス・スコット、ナターシャ・スミス

③
目的：
・＜2021年＞第3四半期、商品Ａの売上の見直し
・＜2022年＞第1四半期戦略プランの話し合い

④
議題：
・第3四半期の売上実績報告（10分）
・商品Aの販売キャンペーンの評価（10分）
・商品Aの問題と機会について (20分)
・第1四半期の計画について（15分）
・質疑応答（5分）

まとめ：会議の英語をマスターするならトライズがおすすめ！

こちらでは、会議で事前に共有するアジェンダの書き方についてご紹介しました。アジェンダを書くことで話し合う内容をはっきりとさせ、円滑で効率のよい会議にすることができます。これから英語で会議をする機会がある方は、よろしければこちらでご紹介した情報を参考にしてみてください。

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トライズでの１年は、
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プロキャディ杉澤伸章さん

インタビュー

Versant 29 → 40

目標：海外選手に英語でインタビューする。達 成

英語に関しては、1年前の僕と今の僕を比較すると、めちゃくちゃ成長しました。僕にとって情報源がものすごく増えたんです。 ゴルフ専門チャンネルで解説をしているのですが、そのときに現地の音声や解説者の声など英語でしゃべってくる音声が全て聞こえてきます。

それはテレビでは放送されていないのですが、映像だけでは入ってこない情報が耳から入ってくるので、それを聞きながらしゃべっています。 現地のリポーターや解説者は一番リアルな情報なので、それが耳に入ってくることによって、例えば解説でも「今、現地ではこういうことを言っていますね」ということが、スッと言えるようになりました。

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