【基本編】メールでビジネス英語！基本の書き出しや結びの表現をまとめてご紹介

友達などに英語でメールをするときには「Hi, how are you?」など、会話の場合と同じような書き出しで始めることが多いです。ですから、メールを書く時にそれほど緊張することはないでしょう。

ですが、ビジネスメールの場合は、ある程度決まり文句などがあるため、それに沿ってメールを書かなければなりません。

ビジネスメールでの決まり文句は、メールの内容によってさまざまですが、今回は基本中の基本である、書き出しと結びの表現についてご説明します。英語でビジネスメールを書けるようになりたい人は、まずはここからマスターしてくださいね。

 

ビジネス英語メールを書くときの基本ルール

英語のビジネスメールの書き出しや結びを学ぶ前に、少し基本ルールについても触れておきましょう。書き出しや結びのフレーズでも、こうした基本ルールが重要になります。

 

1.省略しない

カジュアルなメールでは「I’m」や「It’s」といった省略表現を使うことも多いでしょう。しかし、ビジネスメールではそれぞれ「I am」「It is」と、省略せずに書くのがルールです。

とても気心が知れた相手なら、省略表現を使うこともありますが、基本的には省略しないと覚えておきましょう。

 

2.丁寧な英語を使う

英語には日本語ほどの敬語はありませんが、丁寧な英語表現というものはあります。たとえば、下記のような感じですね。

• （カジュアル）Can you pass me the book?
• （フォーマル）Could you pass me the book, please?

（訳：その本を取っていただけますか？）

 

丁寧な表現は、多くの場合過去形にしたり、直接表現を避けたりすることで成り立ちます。ですが、どれが丁寧なのか知らなければ、なかなかきちんとした丁寧表現が書けないかもしれません。

ですから、簡単なビジネスメールを書く場合でも、ある程度丁寧な表現を学習しておく必要があるでしょう。

 

3.定番表現を使う

英語のビジネスメールには、定番の言い回し・フレーズというものがあります。特に今回ご紹介する書き出し・結びのフレーズは、そのままで使えるものばかりです。むしろ、アレンジすると不自然になってしまうこともあるでしょう。

ビジネスメール関連の参考書を1冊持っておけば、辞書がわりに使えるほど、英語のビジネスメールは定番表現が多いです。アレンジの必要がないのは、カジュアルな英語よりも簡単なポイントですね。

 

ビジネス英語メールの書き出し例

ではここからは、実際に英語のビジネスメールでの書き出しフレーズをご紹介していきます。ビジネスメールの書き出しは宛名から始まりますが、それに併せて文章の書き出しもご紹介します。

 

宛名の書き方

ビジネスメールの場合、必ずしも常に相手の名前がわかっているわけではありません。ここでは、宛名がわかっている場合と、そうではない場合にわけて、宛名の書き方をみてみましょう。

 

相手の名前がわかる場合

相手とそれほど親しくない場合

• Dear Mr. Tanaka, （田中様（男））
• Dear Ms. Tanaka, （田中様（女））

男性はMr.女性はMs.とし、その次に相手の姓を続けます。

 

相手とある程度親しい場合

• Dear Charles,　（チャールズさんへ）
• Dear Mary,　（メアリーさんへ）

ある程度親しく、ファーストネームで呼び合う中なら、Dearの次にファーストネームを添えます。

 

相手の名前がわからない場合

• To whom it may concern,　（ご担当者様へ）
• Dear Sir or Madam,
• Dear Customers,　（お客様各位）
• Dear Employees,　（従業員各位）

「ご担当者様」としたい場合、「To whom it may concern」がよく使われます。他は臨機応変に使ってみましょう。

 

メールの書き出し文章

宛名の次は、「Hello」と書き出したくなるかもしれませんが、ビジネスメールではあまりそういった挨拶で始めることはなく、本題の前置きのようにさらっとしたフレーズを書きます。

ここでは、いくつか定番フレーズをご紹介します。

 

お元気でいらっしゃることを願います。

• I hope everything is going well with you.

（すべてうまくいっていることを願います。）

• I hope this email finds you well.

（あなたが元気なことを願います。）

 

ご連絡ありがとうございました。

• Thank you very much for contacting us.

（ご連絡いただきありがとうございました。）

• Thank you very much for your email.

（メールいただきありがとうございました。）

• Thank you very much for your inquiry.

（お問い合わせありがとうございます。）

 

〇〇のためにご連絡しております。

• I am writing to confirm…

（〜のご確認のためにご連絡しております。）

• I would like to let you know…

（〜をお知らせするためにご連絡しております。）

• I am writing to inquire about…

（〜をお問い合わせするためにご連絡しております。）

 

ビジネス英語メール結びフレーズ例

次は、結びのフレーズをみていきましょう。日本語でいう「敬具」のようなものが、英語にもあります。こちらはすべて、丸覚えして使える表現です。

ただし、相手との関係性やメールの宛名の書き方によって使うものが異なりますから、そのあたりを意識しながら、使い分けるようにしてください。

あまり言葉の意味は考えず、「敬具」と同じようなものだと捉えて構いません。

 

特に丁寧な表現

相手の名前がわからない場合（To whom it may concernなど）

• Yours faithfully,
• Faithfully yours,

相手の名前がわかっている場合（Dear Mr.Tanakaなど）

• Yours sincerely,
• Sincerely yours,
• Sincerely,

 

上の方が堅い表現で、下にいくほど少し砕けた表現になります。こちらは、相手を知らないかほとんど面識がなかったり、まだまだ関係ができていなかったりするときに使う表現です。

 

やや丁寧な表現

• All the best,
• Best regards,
• Kind regards,
• Regards,
• Best wishes,

 

これらはビジネスシーンでよく使われる丁寧な表現ですが、少し関係ができている相手に使える表現です。ファーストネームで呼び合ったり、相手に何度も会ったことがあったりするなら、こちらの表現が使えます。

自分で判断がつかない場合は、相手のメールの結び言葉を見て、真似てしまっても構いません。

 

カジュアルな表現について

もしも相手が同僚だったり、冗談を言い合って笑いあえるほど気心の知れた相手だったりするなら、ここでご紹介した丁寧な表現ではなく、少しカジュアルな表現を使っても構いません。

たとえば、「Have a lovely day.（よい一日を）」のようなフレーズも、カジュアルな表現を使える相手ならOKです。

 

ただし、相手との関係性をなかなか読めない間は、丁寧な表現を使った方が安心です。相手からのメールも参考にしながら、使う表現を選びましょう。

 

まとめ

実際に英語を使うビジネスシーンでのメールを見ると、文面がとても簡潔です。今回ご紹介した、書き出しや結び表現以外には、本題が簡潔に書いてあるのみというのが多いのです。

それを考えると、書き出しと結びをマスターしてしまえば、あとはそれほど難しいことはありませんよね。

ちなみにトライズでもビジネスメールが必要な受講生に対して、しっかりフォローをさせていただけます。しっかりビジネスメールを書けるようになりたい方、ビジネスで通用する英語力を身につけたい方は、英語コーチングスクールのTORAIZ（トライズ）がおすすめです。あなたに必要な英語力に合わせてプログラムをカスタマイズすることができます。英語力が不安で仕事の力が発揮できないという方は、トライズの無料カウンセリングでご相談くださいませ。

短期で英語を話せるようになりたい方に
おすすめのスクールは「トライズ」

トライズは、日本人コンサルタントとネイティブコーチが専属でサポートしてくれる、英語コーチングスクール。レッスンは週３回確保される上に受け放題。マンツーマンの面談やメールで日々サポートも受けられて、他のスクールとは一線を画す本格的なプログラムになっています。

「短期間でどうしても英語が話せるようになりたい」という方には、おすすめのスクールです。

受講生のインタビューもご紹介します。

           

トライズでの１年は、
一生につながる１年だったと思います。

プロキャディ杉澤伸章さん

インタビュー

Versant 29 → 40

目標：海外選手に英語でインタビューする。達 成

英語に関しては、1年前の僕と今の僕を比較すると、めちゃくちゃ成長しました。僕にとって情報源がものすごく増えたんです。 ゴルフ専門チャンネルで解説をしているのですが、そのときに現地の音声や解説者の声など英語でしゃべってくる音声が全て聞こえてきます。

それはテレビでは放送されていないのですが、映像だけでは入ってこない情報が耳から入ってくるので、それを聞きながらしゃべっています。 現地のリポーターや解説者は一番リアルな情報なので、それが耳に入ってくることによって、例えば解説でも「今、現地ではこういうことを言っていますね」ということが、スッと言えるようになりました。

>

詳しくみる