突然の来客もこれで安心!受付で使えるビジネス英語フレーズまとめ

突然の来客もこれで安心!受付で使えるビジネス英語フレーズまとめ

企業や社内で受付を担当していると、突然に海外のお客様が来られることも。そんなイレギュラーな場面に、「しっかり対応できるかな」「まず何を話せば良いんだろう」と、不安になることもあるでしょう。

しかし安心してください!本記事では、明日から使えるビジネス英語のフレーズをピックアップしました。いくつかの決まったフレーズを覚えておけば、英語での受付も十分に対応することができます。ぜひ参考にしてみてくださいね。

外国のお客様を迎える時の英語フレーズ

まずはじめに、外国のお客様を迎えるときに使えるフレーズです。以下の4つのステップを踏んで、いつも通り対応しましょう。

1.挨拶をして用件を伺う

  • Good morning/good afternoon.(おはようございます。/こんにちは。)
  • Can I help you?(ご用件はなんでしょうか?)

 

まず決まり文句として、こちらの2つのフレーズを覚えておきましょう。必要に応じて、「Do you have an appointment?(約束はありますか?)」と伺ってみるのもおすすめです。

2.会社名と名前を伺う

  • Could I have your name, please?(お名前を伺っても良いですか?)
  • Can you write your name and company’s name down, please.(ここに名前と会社名を書いてください。)

 

名前や会社名が分かったら、「Mr.Morris, we were expecting you.(モリス様、お待ちしておりました。)」と歓迎の気持ちを伝えると、より丁寧な印象に。

3.諸々の手続きをしてもらう

  • Could you fill in this form, please?(こちらのフォームにご記入いただけますか?)
  • Could you put on this ID tag?(こちらのタグをつけてください。)
  • May I have your business card?(名刺をいただけますか?)

 

来客者には名前を記入してもらい、タグをお渡しします。準備ができたら、次は面識予定の人物に確認を取りましょう。

 

4.面識者を呼ぶ旨を伝える

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  • I will let Mr.Tanaka know that you’re here.(田中にあなたが来たとお伝えします。)
  • Would you mind waiting a little longer?(少々お待ちいただけますか?)

 

「Would you mind〜?」は「〜していただいてもよろしいですか?」というとても丁寧な表現です。ぜひさまざまな場面で使用してみてください。

さらに、面識者がこちらに来ることがわかったら、「Mr. Tanaka will be here soon.(田中はすぐに参ります。)」と伝えておきましょう。

もし聞き取れなかったフレーズがあったら…

  • I am sorry, but could you say that again, please?(もう一度おっしゃっていただけますか。)
  • Could you go over that again, please?(もう一度良いですか?)
  • I beg your pardon?(失礼ですが、もう一度おっしゃっていただけますか?)

 

中にはお客様の言ったことを聞き取れない場合もあるでしょう。「go over」は「繰り返す」という意味の熟語です。聞き取りに自信のない方は、ぜひ一緒に覚えておくと安心ですね。

部屋に案内してお待ちいただく時の英語フレーズ

さまざまな手続きが終わったら、お客様を部屋に案内しましょう。まだ面識者が来ていない場合に、お待ちいただくときのフレーズも合わせて紹介します。

案内する

  • Let me show you to our meeting room.(会議室へご案内します。)
  •  Would you come this way, please?(こちらへどうぞ。)
  • You can find the elevator,Can I ask you to go to the 2nd floor?(エレベーターはあちらです。2階まで上がっていただけますか?)
  • Please go to the reception counter on that 2nd floor.(2階の受付に行ってみてください。)
  • Let me show you around the office.(社内を案内します。)

 

案内の仕方はさまざまなので、自分が使いそうないくつかのフレーズを覚えておくと安心です。

お待ちいただくとき

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  • Please have a seat, Mr,Tanaka will be with you soon.(こちらでかけてお待ちください。田中がすぐに参ります。)
  • Let me bring you a brochure.(資料を持って参ります。)
  • I’m sorry, but he is in his preceding meeting. Please wait for a moment.(少し会議が長引いているようです。申し訳ありませんが、少々お待ちください。)

 

会議室に案内したら、面識者が来るまで室内でお待ちいただくこともあるでしょう。一言添えて退室します。

飲み物をすすめる

  • Would you like some coffee or tea?(コーヒーかお茶はいかがですか?)
  • Would you like something to drink?(何お飲み物はいかがですか?)

 

ビジネスシーンでは、「Do you want something 〜?」は少しカジュアルな印象になってしまいます。「Would you like〜?」に置き換えましょう。

ぜひ使ってみたい気遣いをする時の英語フレーズ

お客様は長旅や出張で疲れていることもあるでしょう。少しでも気遣って、社内での居心地をよくしてあげられるよう努めましょう。そのような際は、以下のようなフレーズが役立ちます。

 

  • Did you have a good journey?(こちらまでの旅はいかがでしたか?)
  • Would you like me to take your coat?(コートをお預かりします。)
  • Is there anything you need?(何か必要なものはありますか?)

 

退室の際は「Have a good trip.(良い旅になりますよう。)」「Would you excuse me, please.(では、失礼いたします。)」と添えるのもおすすめです。

お見送り時の英語フレーズ

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最後にお客様をお見送りして、対応は終了です。最後まで落ち着いて対応しましょう。

 

  • I’ll see you out.(外までお送りします。)
  • Thank you for taking the time to come.(お忙しい中ありがとうございました。)
  • We’re looking forward to seeing you again.(またお目にかかれるのをお待ちしております。)

 

「玄関までお送りします」というフレーズが、そのまま帰ってもらうという意味になります。最後に「I’ll see you off here.(こちらで失礼します。)」と添えると、より丁寧にまとまりますよ。

突然の来客にも落ち着いて対応しよう

今回は、受付で使えるビジネス英語のフレーズをご紹介しました。一見焦ってしまうようにも思える場面ですが、決まったフレーズを覚えておくことで十分に対応することができます。万が一先方のいうことが聞き取れなくても、紙に書いてもらうことで落ち着いて迅速に対処できますよ。

ぜひ本記事を参考に、必要なフレーズをピックアップして覚えてみてくださいね。声に出して発音しておくことで、当日もかなりスムーズに進めることができます。

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