もう英語のビジネスメールの件名で悩まない！使える鉄則ルールと絶対避けたいNGルール！

ビジネスでのEメールのやり取りにはいくつかルールやマナーがありますよね。

 

慣れれば自然と書けるようになるビジネスEメールですが、会社に入りたてで右も左もわからなかった新入社員時代を思い返すと1通のEメールを書くにも頭をフル稼働し、上司に確認を取ってから送っていたのではないでしょうか?

そしてそれは、英語でメールを書く時にも同じことが言えます。

 

ビジネスシーンにおいて、取引先とのEメールでのコミュニケーションは必須です。

それは海外企業や海外支店とのやり取りでも同じです。

 

そんな中で、もし英語力だけが高くても、英文メールのマナーやルールを知らなければ、つたない文章になってしまい相手の信用を失うことになりかねません。

特に件名については、相手に読んでもらう上でかなり重要な位置を占めます。逆に、ヘタをするとスパム(迷惑メール）としてメールソフトに自動で弾かれてしまうかもしれません。

 

そこでこの記事では、英語でのビジネスメールの件名についての鉄則ルールと、絶対に避けたいNGルールについてお伝えしていきます。

この記事を読み終わる頃には、英語でビジネスメールを書く時にもう件名で悩むことがなくなっているので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

ビジネス英語メールの件名：押さえておきたい鉄則ルール

英語でメールを作成する際に件名で押さえるべき鉄則ルールは以下の通りです。

 

• 基礎・基本的な書き言葉ルールを順守する。
• 簡潔・明確に。相手がひと目で内容を把握できるように。
• 定番フレーズを使いこなす。

基礎・基本的な書き言葉のルールを順守する

日本語のビジネスメールにも言えるように、英語のビジネスメールでも基礎・基本的な書き言葉のルールを順守するだけでも相手に与える印象はかなり良くなります。

 

基礎的な書き言葉が出来ているだけで、相手の無意識に「この人はちゃんとした人だな。信頼がおけそうな人だな。」と印象付けることが可能だからです。

 

とはいえ、日本語のように尊敬語や謙譲語などの複雑なルールを覚える必要はありません。

相手も重箱の隅をつつくように文章を見るわけではありませんからね。

(ビジネスに相応しい丁寧な表現はありますが、それはいくつかパターンを覚えれば良いだけです。）

 

まずは「最初の文字は大文字」にするなど、基礎・基本的な英語の書き言葉のルールを意識しながら書いていきましょう。

ビジネス英文メール、レターが書きやすくなる！基本のビジネス英語フレーズ集！

簡潔・明確に。相手が内容をひと目で把握できるように。

件名は、メールの内容をひと目で相手に想像してもらう必要があります。

 

短く、簡潔に、そして出来るだけ具体的に件名を書くことで、相手に瞬時に「あの内容か」と理解して貰える書き方を意識すると良いですよ。

 

例:Quotation for Repairs #003560 訳:修理の見積もり(注文ナンバー003560)

 

定番フレーズを使いこなす。

ビジネスメールの件名で使われる定番フレーズを適切に使えるようになれば、相手にこちらの要件が伝わる件名を瞬時に書けるようになります。

 

ビジネスの場では簡潔にわかりやすく相手に伝わる表現で相手に要件を伝えることが最優先となります。

 

そこに気の利いた表現や奇抜なセンスは必要なく、適切な表現を適切に使うことが最も効果的です。

 

定番フレーズについてはまとめて後述しますので、ぜひ目を通してみてください。

【基本編】メールでビジネス英語！基本の書き出しや結びの表現をまとめてご紹介

ビジネス英語メールの件名：絶対避けたいNGルール

英語のメールで件名を書く時に、日本人がやってしまいがちな絶対に避けたいNGルールがあります。

 

• 全てを大文字で書く
• 長すぎる件名
• 短すぎる件名

 

件名を全て大文字で書いてしまう

メールで伝えたい内容が重要な事であるときに、伝えたい気持ちが件名に現れて目立つように全て大文字で書いてしまう人もいますが、これはNGです。

 

というのも、英語のネイティブスピーカーの感覚だと、全て大文字で書かれた文章を見たときに、面と向かって話す距離で大声でその言葉を言われている感覚になると言います。

 

つまり、威圧的になってしまうということです。

 

また、この「目立たせたい」という意図は、海外の迷惑メール、つまりスパムメールにも同じものが見受けられます。

 

そんな理由で、海外のスパムメールには件名を全て大文字で書かれたものが多いので、相手のメールソフトに自動でスパムメールとしてはじかれてしまうリスクもあるわけです。

 

以上のことから、件名を全て大文字で書くのは避けた方が良いNGワードと言えるでしょう。

長すぎる件名

件名にメールの内容を具体的に書きたいあまりに、件名が長くなりすぎてしまうのも避けた方が良いNGルールです。

 

件名が長すぎると、文章が冗長になり、相手にとって不親切な冗長な件名になってしまいがちです。

 

さらに、件名が長すぎると、そもそも件名の欄に全て納まりきらず最期まで読んでもらえません。

 

このため、文字数は最大でも60字を超えないように意識してみましょう。

 

短すぎる件名

長すぎる件名も避けたいポイントでしたが、逆に短すぎる件名も好ましくありません。

 

短すぎる件名は、メールを送った趣旨や意図を十分に伝えられないリスクがあります。

 

また、「重要!」「支払いの確認」など、重要そうだけど全く具体性の無い件名も、スパムメールにありがちな特徴です。

 

そのため、相手にスパムメールだと思われて破棄されたり、メールソフトに自動ではじかれてしまうリスクもあります。

 

• 相手にメールした意図を伝える。
• スパムメールだと間違われないようにする。

 

この2つの観点からも、短すぎず具体性を持たせた件名が好ましいと言えますね。

ビジネス英語メール：今日から使える定番ビジネスフレーズ

それでは、これまでお伝えしたことを踏まえて、「今から使える英語のメール定番フレーズ」をいくつかご紹介していきます。

 

感謝を伝える

相手に感謝の意を伝えるメールの場合はシンプルに「Thank You for ～」を用いると良いでしょう。

 

例:Thank You for Your Visit Today.(本日はご足労いただき、ありがとうございます。）

 

Thank Youだけだとスパムメールとしてはじかれかねないので、for以下の部分に具体性を持たせて、何に感謝をする旨のメールなのかを明確にしておくと良いですね。

感謝・お礼を伝える丁寧なビジネス英語フレーズ！「Thank you」よりも丁寧な表現がある？【ビジネスメールで使える】

問い合わせ

何かを問い合わせるメールの件名には、「Inquiry」が使えます。

 

Inquiry about～で、～以下に具体的に何を問い合わせるのかを書いて具体性を持たせると良いですね。

 

例:

Inquiry about the Invoice #○○○○.（請求書ナンバー○○○○についての問い合わせ。)

お願い、依頼のメール

相手に対して何かお願いのメールを送る時は、「Request」を使えます。

 

例:

Request for Estimate of ○○（商品名）

 

お知らせのメール

何かをお知らせするメールでは、「Announce」もしくは「Notification」が使えます。

 

例:

Notification of Company Relocation（移転のお知らせ）

Announcement: Startup Project（お知らせ：新規プロジェクトの立ち上げについて）

 

もちろん「Announce」「Notification」のみの件名だとスパムメールだと思われてしまうので、「何についてのお知らせなのか」について言及した件名に出来ると良いですね。

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トライズでの１年は、
一生につながる１年だったと思います。

プロキャディ杉澤伸章さん

インタビュー

Versant 29 → 40

目標：海外選手に英語でインタビューする。達 成

英語に関しては、1年前の僕と今の僕を比較すると、めちゃくちゃ成長しました。僕にとって情報源がものすごく増えたんです。 ゴルフ専門チャンネルで解説をしているのですが、そのときに現地の音声や解説者の声など英語でしゃべってくる音声が全て聞こえてきます。

それはテレビでは放送されていないのですが、映像だけでは入ってこない情報が耳から入ってくるので、それを聞きながらしゃべっています。 現地のリポーターや解説者は一番リアルな情報なので、それが耳に入ってくることによって、例えば解説でも「今、現地ではこういうことを言っていますね」ということが、スッと言えるようになりました。

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