ビジネス英語の電話はマニュアルで解決！今日から使える厳選フレーズ32選

ビジネス英語の電話に慣れるコツは、電話でしか使わない表現を暗記してしまうことです。例えば日本語の電話で「お電話ありがとうございます」「もしもし」と言いますが、これらは電話でしか使わない表現です。

当然英語にもこういった表現はあります。電話での会話には、日常会話とは異なり、マニュアルがあります。マニュアル通りの会話の中に、オリジナルで「あなたが伝えたい内容」を少し添えるだけで、英語での電話が驚くほどうまく行きますよ。

特に友人との電話ではなく、ビジネスシーンでの電話では、話す内容が予め決まっていたり、予測できたりします。よって対策も立てやすいです。

「仕事で英語で電話をする機会があるけど緊張して仕方がない」という方は、記事を最後までチェックして、ビジネス英語の電話でしか使わない表現を覚えてしまいましょう。

まずは「英語での電話は難しい」という誤解を解こう

そもそも会社や職場といったビジネスにおける電話の目的は、仕事に関する情報を伝えることにあります。

これは会話を楽しむといったプライベートの電話とは異なり、正確に情報を伝えることを目的としています。そのためビジネスにおける電話では、簡潔かつ明確なやり取りが好まれるという特徴があります。

また、職場における電話でのやり取りは、簡単なメッセージを伝えたり、確認をしたりといったケースが多くなっています。というのも、近年はビデオ電話などの普及により、電話で込み入ったやり取りをするということが少なくなっているからです。

つまり、例外を除いて、電話は複雑なコミュニケーションを必要としません。言いかえると、定番のフレーズや話し方、つまりマニュアルを持ってすれば、問題なく対応ができるということです。

「英語での電話」を細分化

電話をかける理由や内容はさまざまですが、電話というコミュニケーションの流れは同じです。まず、電話をかける人がいて、電話を受ける人がいます。それからそのまま伝えたいことを伝えることもあれば、伝えたい人に取り次ぐこともあります。

また、取り次ぐ相手が不在のときは、伝言を残したり、かけなおすよう手配をしたりもしますよね。そして、やり取りが終われば電話を切る。

このように、仕事における電話でのコミュニケーションには、ひと通りの流れというものがあります。つまり、その流れで使われる英語をおさえていけば、スムーズな電話対応ができるということです。

まずはあなたが電話をかける立場なのか、電話を受ける立場なのか、両方なのかを確認して、それにあったフレーズを学ぶことが重要です。

ビジネス英語の電話応対の仕方とフレーズ【場面別】

電話対応で使われるフレーズを以下4つの場面別に32フレーズ紹介していきます。

• 電話をかける時
• 電話を受ける時
• 電話を取り次ぐ時
• 電話を切る時

英語での電話応対はとても緊張するものですが、マニュアルを持ってすれば心配は少なくなります。仕事における電話の流れに沿った、電話応対の仕方とそのまま使えるフレーズを紹介していきますので、ぜひ参考にしてみて下さい。

ビジネス英語の電話応対：電話をかける時【挨拶】

まずは電話をかける時のフレーズについて紹介します。電話をかけるのは、電話を受けるよにも簡単です。なぜなら電話をかける際は、予め何を伝えるかを準備できるからです。電話を受ける場合は、相手がどんな用件で電話をしているのか、電話に出るまで分かりませんよね。

英語で電話をかける際に必要なことは日本語での電話と同じです。まずは挨拶をし、あなたが何者なのかを相手に伝えましょう。

• Hello, this is 〇〇from 〇〇 Corporation.
  もしもし、〇〇社の〇〇です。

helloは以下のように時間に応じた挨拶でも構いません。

• Good morning.
• Good afternoon.
• Good evening.

挨拶とあなたが何者かを相手に伝えたら、次は用件を伝えます。

• I’m calling about 〇〇.
  〇〇の件でお電話しました。

取り次ぎをお願いする方法

日本のビジネスシーンと同じように、英語での電話でも、取り次ぎをお願いする場合があります。取り次ぎをお願いする際に使えるフレーズを紹介します。

• May I speak to Mr. 〇〇, please?
  〇〇とお話させていただけますか？
• Would Mr. 〇〇 be available?
  〇〇さんはいらっしゃいますか？

ビジネス英語の電話応対：電話を受ける時

次にかかってくる電話の受け方について紹介します。

まず、日本では「お電話ありがとうございます。○○会社の○○です」といった電話の受け方をすることが多いですよね。英語も同じく「○○会社に電話くれてありがとう」といような電話の受け方が一般的です。そしてその後ろに、「How can I help you?」や「How may I help you?」と続けるのが、定番です。

• “Thank you for calling ○○ How can I help you?”
  ○○会社にお電話ありがとうございます。ご用件を承ります。
• “Thank you for calling ○○. How may I help you?”
  ○○にお電話ありがとうございます。ご用件を承ります。

またthank youのほかに、this isを使って「○○会社です」とはじめるのも一般的です。このときthis isを省いて、会社名、店舗名だけを言うこともできます。

• “This is ○○. How may I help you?”
  ○○です。ご用件を承ります。
• “○○ May I help you?”
  はい、○○会社です。

会社名に加え、自分の名前を言うとさらに丁寧な応対となります。その際は「○○ speaking」と言うように、名前の後ろにspeakingを持ってきます。会社名、名前、ご用件を伺います、と続けると、とても丁寧な電話の受け方になりますね。

• “Thank you for calling ○○, ○○ speaking, how may I help you?”
  ○○お電話いただきありがとうございます。○○がご用件を承ります。

取り次がれた電話への出方

仕事では、取り次ぎで電話に出ることもあります。その際は、自分の名前を名乗ったり、代わりましたと相手に伝えたりして電話に出ますよね。英語でも同じです。

「はい○○です」といった出方をしますが、英語のルールとして、電話で自分というときは「I am」ではなく、「this is」を使います。このとき「This is ○○」と名前を言うこともあれば、「This is he/she」というように、代名詞のhe/sheを使うこともあります。

• “This is ○○（he/she）.”
  はい○○です。

そのほか、speakingを使うことで「いま話している」と相手に伝えることができます。日本語でいう「お電話代わりました」のような表現ですね。

• “This is ○○ speaking.”
  お電話代わりました○○です。

また、ときには電話に出るのがすこし遅れるときもあると思います。そんなときは、「お待たせしております」と気づかいを入れてあげると、丁寧な印象になりますよ。

• “I am sorry to keep you waiting. This is ○○ ”
  お待たせして申し訳ありません。お電話代わりました○○です。

今回はビジネス英語で電話を受ける時のフレーズの中でも特に重要なものに絞って紹介しました。「私は電話を受けることが多いので、受ける時のフレーズをもっと知りたい」という方は、以下の記事も合わせてご覧ください。

ビジネス英語で電話を受ける時の必須フレーズ10選

ビジネス英語の電話応対：電話を取り次ぐ時

電話を受けてから、他の社員への連絡の場合も多いと思います。そのときは、まず「少々お待ちください」と言って、それから取り次ぎを行います。

待つというとwaitが思いつきやすいですが、電話の場合はhold on（保つ）を使うことのほうが多いです。受話器をホールドするというイメージですね。

そのほか、just a momentやone momentといった言い方もよくされます。このとき、just a moment だけでなく、最後にpleaseをつけて、丁寧な表現をするようにしましょう。

• “May I please speak to ○○?”
  ○○さんとお話できますでしょうか。
  “Sure. Hold on a moment（just a moment/one moment）, please.”
  はい、少々お待ちください。

誰に対する電話かがわかっているときはいいですが、問い合わせのような、電話をかけてきた相手が、誰と話をしたらよいかわかっていないときもありますよね。そんなときは、connectやput（someone）throughを使って、「担当者やカスタマーサービスにつなげる」と言いましょう。ちなみに、担当者は英語でperson in chargeといいます。

• “Let me connect you with the person in charge. Just a moment, please.”
  担当者におつなぎします。少々お待ちください。
• “I’ll put you through to customer service. Please hold the line.”
  カスタマーサービスにおつなぎします。そのままお待ちください。

不在のときの対応

電話を取り次ぎたい人が社内や職場にいればいいですが、その人が休みだったり外出していたりするときもあります。そのようなときは、まずその人がいないことを電話の相手に伝えて、折り返しや、伝言を受けるといった、対応が必要となります。

不在の理由を伝える

まず、取り次ぐ相手がいないときは「休みを取っています」「外出しています」といった簡単な理由を相手に伝えましょう。そのとき「申し訳ないのですが」と言ったりすると、より丁寧な対応となります。

• “I am afraid he is taking a day off”
  恐れ入りますが、本日お休みをいただいております。
• “I am sorry, but she is not at her desk”
  申し訳ありませんが、ただいま席を外しております。

その他の不在の理由

• He/she has not come in yet. （まだ出社していません）
• He/she is in a meeting now. （会議に出ております）
• He/she is out right now. （外出しております）
• He/she has left for the day. （本日は退社しております）

電話の折り返し、かけなおし

相手に不在を伝えたら、続いては電話を折り返す、かけなおしをお願いするなどの提案を行います。英語で「電話をかけなおす」はcall backといいます。また電話を折り返すときは、相手の電話番号をたずねることも大事ですね。

• “I’ll let him call you back. May I ask your name and phone number, please?”
  折り返しの電話をさせます。お名前と電話番号をお伺いしてもよろしいでしょうか。
• “I’ll tell her to call you back. Can I have your phone number, please?”
  電話を折り返すよう伝えます。電話番号をいただけませんか。
• “She is not at her desk right now but should be back in a minute. Could you call us back in couple minutes?”
  いま席を外しておりますが、すぐに戻ると思います。数分後におかけ直しいただけませんか？

伝言を残す

電話をかけ直すほかに、伝言を残すという方法もあります。伝言は英語でleave a messageといいます。「メッセージを残されますか」といった言い方ですね。また伝言を預かるというtake a messageもよく使われます。

• “I can let him call you back, or would you like to leave a message?”
  折り返しをさせることもできますが、それとも伝言を残されますか。
• “I can take a message if you would like.”
  伝言をお預かりすることもできますよ。

担当者が不在の時に役立つフレーズや、伝言等については、以下の記事でも詳しく解説しています。

英語での電話応対は型さえ覚えれば怖くない！役に立つフレーズ集

ビジネス英語の電話応対：電話を切る時

ひと通り電話でのやり取りが終わったら、最後は丁寧に電話を切りましょう。だいたいは、「それではまた」「これから～しますね」といった、次につながるような話をして、電話を切ります。

電話を切るときは、thank you for calling などとお礼を言って、good-byeやhave a good dayといった、あいさつで締めるのが一般的です。

 

• “I’ll let him know that you have called. Thank you for calling. Have a good one.”
  お電話があったことを知らせておきます。それでは、お電話ありがとうございました。失礼いたします。
• “Thank you for calling ○○ Have a great day.”
  ○○会社にお電話いただきありがとうございました。失礼いたします。

ビジネス英語の電話で使うフレーズを覚えたら？

電話にはマニュアルがあるとお伝えしました。「この状況ではこう言う」と覚えてしまえば、最低限のやりとりはできるようになります。

なかなか覚えられない方は、電話なので相手の顔が直接見えないことを利用して、カンペをみながら電話をしてもいいかもしれません。

しかし今回紹介したフレーズを覚えてしまえば、英語での電話は完璧かというと、そんなことはありません。あなたの要望を伝えたり、相手の言っていることに答えるためには、臨機応変な英会話力が求められます。

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今話題の「英語コーチング」の効果とは？英会話スクールとの違いを徹底比較・解説！

まとめ

電話対応の流れと、英語での対応の仕方をご紹介しました。電話での対応は確かに難しいところがあり、それが英語だとなおさらです。

しかし、電話はその特徴から、使われる言葉も決まっていて、それらフレーズを覚えると対応がかなり楽になります。もし、英語で電話を受ける機会があれば、ぜひこちらでご紹介した英語を使ってみてくださいね。

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トライズでの１年は、
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プロキャディ杉澤伸章さん

インタビュー

Versant 29 → 40

目標：海外選手に英語でインタビューする。達 成

英語に関しては、1年前の僕と今の僕を比較すると、めちゃくちゃ成長しました。僕にとって情報源がものすごく増えたんです。 ゴルフ専門チャンネルで解説をしているのですが、そのときに現地の音声や解説者の声など英語でしゃべってくる音声が全て聞こえてきます。

それはテレビでは放送されていないのですが、映像だけでは入ってこない情報が耳から入ってくるので、それを聞きながらしゃべっています。 現地のリポーターや解説者は一番リアルな情報なので、それが耳に入ってくることによって、例えば解説でも「今、現地ではこういうことを言っていますね」ということが、スッと言えるようになりました。

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